Für Promovierende: Registrierung, Antragstellung und Einschreibung

Das Landeshochschulgesetz schreibt vor, dass alle Promovierenden registriert und immatrikuliert sein müssen. Diese Vorgaben setzt die neue Promotionsordnung um.

Um an der Universität Stuttgart promovieren zu können, müssen Sie als Doktorandin beziehungsweise als Doktorand angenommen werden. Hierzu müssen Sie sich in einem ersten Schritt registrieren, um dann einen Antrag auf Annahme als Doktorandin oder Doktorand bei der Graduierten-Akademie (GRADUS) stellen zu können.

Sobald Sie eine Bestätigung der Annahme als Doktorandin oder Doktorand von der Fakultät, an der Sie promovieren wollen, erhalten haben, müssen Sie sich an der Universität Stuttgart einschreiben.

Als Doktorandin oder Doktorand der Universität Stuttgart sind Sie verpflichtet, ihr Promotionsvorhaben mit Abschluss der Promotionsvereinbarung über das Campus-Management-System C@MPUS Universität Stuttgart zu registrieren.

Die Registrierung in C@MPUS ist Teil Ihres Antrags auf Annahme als Doktorandin beziehungsweise Doktorand, der bei GRADUS eingereicht und an den jeweils zuständigen Promotionsausschuss gestellt wird. Für die Registrierung müssen Sie folgende Unterlagen bei der Graduierten-Akademie einreichen:

  • einen vollständig und maschinell ausgefüllten Antrag auf Annahme als Doktorandin/als Doktorand. Sollte Ihnen bei manchen Angaben nicht klar sein, was Sie ankreuzen sollen, besprechen Sie das bitte mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer. Bitte beachten Sie, dass nicht vollständig oder handschriftlich ausgefüllte Anträge Rückfragen nötig machen, die den Prozess verzögern.
  • einen Lebenslauf in deutscher oder englischer Sprache.
  • beglaubigte Kopien des Abschlusszeugnis des Studiums mit Urkunde.
  • eine ausgefüllte und von Ihnen und Ihrer Betreuerin beziehungsweise Ihrem Betreuer unterschriebene Promotionsvereinbarung.
  • Bei einem Hochschulabschluss aus dem Ausland auch das Formular formale Äquivalenz ausländischer Abschlüsse.

Mit Abschluss einer Promotionsvereinbarung sind Sie zur Nutzung universitärer Ressourcen (E-Mail, Universitätsbibliothek) im selben Umfang wie angenommene Doktorandinnen und Doktoranden berechtigt. Falls Sie dieses Recht in Anspruch nehmen wollen, dann erfolgt die Account-Beantragung ebenfalls über die Registrierung in C@MPUS.

Falls Sie bei der Registrierung die erforderlichen Unterlagen nicht vollständig vorliegen haben, können Sie zunächst Ihre Promotionsvereinbarung und das Antragsformular für die Nutzungsberechtigung einreichen und die weiteren Unterlagen später nachreichen. Der Stand der Bearbeitung Ihrer Registrierung ist im Account jederzeit sichtbar.

Das konkrete Vorgehen zur Registrierung ist in der C@MPUS-Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ausführlich beschrieben.

Nachdem Sie sich registriert haben, senden Sie den ausgefüllten Antrag auf Annahme als Doktorandin oder Doktorand sowie die weiteren Unterlagen (die Ihnen in C@MPUS angezeigt werden) im Original beziehungsweise als beglaubigte Kopie per Post (innerhalb der Universität auch per Hauspost) an:

Universität Stuttgart
Graduierten-Akademie GRADUS
z.Hd. Frau Hawlitschek
Pfaffenwaldring 5c
70569 Stuttgart

Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch in den großen Briefkasten vor dem Haus der Studierenden an der gleichen Adresse einwerfen.

Falls Ihnen bei manchen erforderlichen Angaben im Antrag auf Annahme als Doktorandin oder Doktorand nicht klar sein sollte, was sie ankreuzen sollen, besprechen Sie dies bitte mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer. Sollten Sie organisatorische Fragen im Zusammenhang mit Registrierung und Immatrikulation haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an Frau Hawlitschek. Frau Hawlitschek hat zudem zu folgenden Zeiten Sprechstunde:

Mittwochs von 9-11 Uhr
Raum 4.017
Haus der Studierenden
Pfaffenwaldring 5c

GRADUS bearbeitet Ihren Antrag und leitet ihn an die Fakultät weiter, in der Sie promovieren möchten. Hier entscheidet der Promotionsausschuss über Ihren Antrag. Diese Phase kann einige Wochen in Anspruch nehmen, weil die Promotionsausschüsse in der Regel 3 Mal im Semester tagen. Sehen Sie daher von Rückfragen bei GRADUS ab, weil GRADUS nicht sagen kann, wann in welcher Fakultät welcher Antrag bearbeitet wird. Sie werden bezüglich Ihrer Annahme direkt von der Fakultät angeschrieben.

Das konkrete Vorgehen bei der Antragstellung wird in der C@MPUS-Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ab Seite 6 beschrieben.

Wenn Sie den Annahmebescheid vom Promotionsausschuss Ihrer Fakultät erhalten, müssen Sie sich einschreiben.

Der Annahmebescheid wird vom Promotionsausschuss in Kopie an GRADUS geschickt und dort in Ihrem Account verbucht. Falls für Sie keine Ausnahme von der Immatrikulationspflicht vermerkt ist (siehe Hinweis für hauptberuflich Tätige), wird das Studiensekretariat anschließend Ihre Einschreibung vorbereiten und Sie per E-Mail darüber informieren, dass die Einschreibung nun durchgeführt werden kann.

Die Einschreibung selbst nehmen Sie bitte wieder über C@MPUS vor.

Bitte ergänzen Sie in C@MPUS die nötigen Daten und überweisen Sie den Semesterbeitrag wie in C@MPUS angegeben. Drucken Sie den Antrag auf Einschreibung aus und senden Sie diesen unterschrieben an das Studiensekretariat.

Wenn Sie hauptberufliche Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Stuttgart sind, haben Sie die Option, sich nicht zu immatrikulieren. Sollten Sie dies wünschen, reichen Sie bitte zusammen mit den anderen Unterlagen die Erklärung für Hauptberufliche ausgefüllt und unterschrieben beim Dezernat Personal ein.

Wenn Sie bereits einen Annahmebescheid haben, sich aber noch nicht über C@MPUS registriert haben, führen Sie bitte die Online-Registrierung wie beschrieben durch und laden dort einen Scan des Annahmebescheids hoch. Führen Sie anschließend die Einschreibung wie in der Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ab Seite 9 beschrieben durch.

Wenn Sie aus einem Land außerhalb der EU kommen, müssen Sie für die Einschreibung als Promotionsstudent oder -studentin zusätzlich zu den unter Registrierung genannten Dokumenten eine Aufenthaltserlaubnis der örtlichen Ausländerbehörde vorlegen.

  • Um nach Deutschland einzureisen, brauchen Sie ein Visum. Beantragen Sie vor Ihrer Einreise bei einer deutschen Botschaft oder einem deutschen Konsulat in Ihrem Heimatland ein Studienbewerbervisum. Es lässt sich nach der Einschreibung in einen Aufenthaltstitel umwandeln.
  • Sie benötigen einen Nachweis, dass Sie krankenversichert sind. In einigen Fällen wird Ihre Krankenversicherung aus dem Heimatland anerkannt. Darüber informiert Sie die gesetzliche Krankenversicherung in Deutschland, etwa die AOK, TK oder DAK. Sollten Sie auf Ihre ausländische Krankenversicherung nicht zugreifen können, müssen Sie sich in Deutschland versichern. Dabei kann Ihnen das Dezernat Internationales (E-Mail) weiterhelfen.

Weitere Informationen:

Das konkrete Vorgehen bei der Einschreibung wird in der C@MPUS-Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ab Seite 9 beschrieben.

 

Simone Hawlitschek

Promovierendenmanagement

Dieses Bild zeigt Studiensekretariat für Ausländer/innen und EU-Bürger/innen
 

Studiensekretariat für Ausländer/innen und EU-Bürger/innen

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Studiensekretariat: Studienbeiträge/ -gebühren

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