Das Bild zeigt einen jungen Mann, der vor einem Laptop sitzt.

Registrierung, Antragstellung und Einschreibung

Das Landeshochschulgesetz schreibt vor, dass alle Promovierenden registriert und immatrikuliert sein müssen. Diese Vorgaben setzt die neue Promotionsordnung um.

Um an der Universität Stuttgart promovieren zu können, müssen Sie als Doktorandin beziehungsweise als Doktorand angenommen werden und sich nach der Annahme immatrikulieren.

Folgende Schritte sind zu tun:

  1. Formale Registrierung in C@mpus (Erfassung Ihrer Daten)
  2. Abgabe der Antragsunterlagen bei GRADUS
  3. Nach erfolgter Annahme als Doktorandin/Doktorand: Immatrikulation (offizielle Zugehörigkeit zur Universität Stuttgart)

Registrierung

Als angehende Doktorandin/angehender Doktorand der Universität Stuttgart sind Sie verpflichtet, sich mit Abschluss der Promotionsvereinbarung zunächst über das Daten-Management-System C@mpus zu registrieren.

Die Registrierung in C@mpus ist der erste Teil Ihres Antrags als Doktorandin/Doktorand. Sie erfüllt u.a. den Zweck,

  • Ihre Stammdaten und Ihren Studienverlauf für die Bearbeitung Ihres Anliegens (durch die Graduierten-Akademie und das Studiensekretariat) zu erfassen
  • Sie über den Bearbeitungsstatus Ihres Antrags auf Annahme als Doktorandin/Doktorand und Ihrer Einschreibung zu informieren.

Das Vorgehen zur Registrierung ist in der C@MPUS-Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ausführlich beschrieben.

Gut zu wissen:
Schon mit dem Abschluss einer Promotionsvereinbarung sind Sie zur Nutzung universitärer Ressourcen (E-Mail, Universitätsbibliothek) im selben Umfang wie angenommene Doktorandinnen und Doktoranden berechtigt. Falls Sie dieses Recht in Anspruch nehmen wollen, erfolgt die Account-Beantragung ebenfalls über C@MPUS.

 

Anleitung zu Registrierung, Antrag und Einschreibung

Antrag auf Annahme

Nachdem Sie sich in C@mpus registriert haben, reichen Sie in einem zweiten Schritt bitte folgende Unterlagen in Papierform direkt bei der Graduierten-Akademie ein:

  • Antrag auf Annahme als Doktorandin/Doktorand (bitte unterzeichnen Sie den Antrag)
  • Unterzeichnete Promotionsvereinbarung inklusive:
    • Arbeits- und Zeitplan
    • Angaben zur Ausgestaltung Ihres individuellen Qualifizierungsprogramms
  • Lebenslauf
  • Amtlich beglaubigte Kopien der Hochschulabschluss-Dokumente, z.B.
    • Master-Urkunde und -Zeugnis inklusive Fachnotenteil (sollten Sie Ihr Master-Studium an einer ausländischen Hochschule erworben haben, reichen Sie bitte zusätzlich Ihre Bachelor-Urkunde und das Zeugnis ein) oder
    • Diplom-Urkunde und -Zeugnis oder
    • Magister-Urkunde und -Zeugnis oder
    • Urkunde und Zeugnis über das Staatsexamen

Sollten die Hochschulabschlussdokumente nicht in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein, sind zusätzlich amtlich beglaubigte Übersetzungen aller Dokumente beizubringen.

Die Antragsunterlagen gehen an:

Universität Stuttgart
Graduierten-Akademie GRADUS
z.Hd. Frau Hawlitschek
Pfaffenwaldring 5c
70569 Stuttgart

Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch in den großen Briefkasten vor dem Haus der Studierenden an der gleichen Adresse einwerfen.

Hinweis:
Während der Corona-Krise ist es unter Umständen möglich, zunächst einfache Kopien der Antragsunterlagen beizubringen. Entsprechende Originale/Beglaubigungen sind nachzureichen, sobald die Situation es wieder erlaubt. Außerdem ist es während der Corona-Krise ausnahmsweise möglich, die Antragsunterlagen zunächst per E-Mail einzureichen. Die Antragsunterlagen sind in Papierform im Original nachzureichen, sobald die Situation es wieder erlaubt. Bitte wenden Sie sich an Frau Simone Hawlitschek

Falls Ihnen bei manchen erforderlichen Angaben im Antrag auf Annahme als Doktorandin oder Doktorand nicht klar sein sollte, was sie ankreuzen sollen, besprechen Sie dies bitte mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer. Sollten Sie organisatorische Fragen im Zusammenhang mit Registrierung, Antragstellung und Immatrikulation haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an Frau Hawlitschek. Frau Hawlitschek hat zudem zu folgenden Zeiten Sprechstunde:

Mittwochs von 9-12 Uhr
Raum 4.017
Haus der Studierenden
Pfaffenwaldring 5c

Die Sprechstunden finden derzeit nur telefonisch statt: +49 711 685-65171

Gut zu wissen:
GRADUS prüft Ihre Antragsunterlagen und leitet sie an die Fakultät weiter, in der Sie promovieren möchten. Die Entscheidung über Ihren Antrag wird der für Sie zuständige Promotionsausschuss treffen. Da die Promotionsausschüsse in der Regel nur dreimal im Semester tagen, kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie Geduld: Die Fakultät wird sich bei Ihnen melden, sobald eine Entscheidung gefallen ist.

Immatrikulation

Wenn Sie den Annahmebescheid vom Promotionsausschuss Ihrer Fakultät erhalten haben, sind Sie laut Promotionsordnung dazu verpflichtet, sich zu immatrikulieren.

Laden Sie hierzu das Annahmeschreiben bitte selbst in Ihrem C@mpus-Account hoch. Falls für Sie keine Ausnahme von der Immatrikulationspflicht vermerkt ist (siehe Hinweis für hauptberuflich Tätige), wird GRADUS Ihre Immatrikulation anhand des Uploads initiieren. Die Immatrikulation selbst wird im Studiensekretariat vorgenommen, das über C@mpus mit Ihnen in Verbindung tritt.

Detaillierte Hinweise zum Vorgehen bei der Einschreibung werden in der C@MPUS-Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ab Seite 9 gegeben.

Gut zu wissen:
Wenn Sie hauptberufliche Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Stuttgart sind, haben Sie die Option, sich nicht zu immatrikulieren. Sollten Sie dies wünschen, reichen Sie bitte zusammen mit den anderen Unterlagen die Erklärung für Hauptberufliche ausgefüllt und unterschrieben beim Dezernat Personal ein.

Wenn Sie bereits einen Annahmebescheid erhalten, sich aber noch nicht in C@MPUS registriert haben, führen Sie bitte die Online-Registrierung wie beschrieben durch und laden dort einen Scan des Annahmebescheids hoch. Folgen Sie anschließend den Anweisungen in C@mpus, die auch in der Anleitung zu Registrierung, Antrag, Einschreibung ab Seite 9 beschrieben sind.

Wenn Sie aus einem Land außerhalb der EU kommen, müssen Sie für die Einschreibung als Promotionsstudent oder -studentin zusätzlich zu den unter Registrierung genannten Dokumenten eine Aufenthaltserlaubnis der örtlichen Ausländerbehörde vorlegen.

Um nach Deutschland einzureisen, brauchen Sie ein Visum. Beantragen Sie vor Ihrer Einreise bei einer deutschen Botschaft oder einem deutschen Konsulat in Ihrem Heimatland ein Studienbewerbervisum. Es lässt sich nach der Einschreibung in einen Aufenthaltstitel umwandeln.

Sie benötigen einen Nachweis, dass Sie krankenversichert sind. In einigen Fällen wird Ihre Krankenversicherung aus dem Heimatland anerkannt. Darüber informiert Sie die gesetzliche Krankenversicherung in Deutschland, etwa die AOK, TK oder DAK. Sollten Sie auf Ihre ausländische Krankenversicherung nicht zugreifen können, müssen Sie sich in Deutschland versichern. Dabei kann Ihnen das Dezernat Internationales weiterhelfen.

Weitere Informationen:

Informationen zur Einschreibung: Studiensekretariat für Ausländer und EU-Bürger
Beratung und Unterstützung für internationale Promovierende: Dezernat Internationales
Informationen des Deutschen Studentenwerks

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Simone Hawlitschek

Promovierendenmanagement

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Bewerbung, Zulassung, Einschreibung

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