Beschäftigtenbefragung trägt Früchte

Mehr als 2000 Teilnehmer*innen hatten Ende 2021 bei der Online-Umfrage für Beschäftige mitgemacht. 2022 haben interessierte Vertreterinnen und Vertreter verschiedener Statusgruppen aus Forschung und Verwaltung im Rahmen eines World-Cafés drei Handlungsfelder herausgearbeitet: Verwaltungsprozesse effizient gestalten, 360-Grad-Feedback-Kultur und umfassende Digitalisierung. Anschließend fanden systematische Workshops für die Tätigkeitsgruppen auf Fakultäts-, Instituts- und Ebene der Zentralen Verwaltung statt.

Susanne Klinger, die im Projektteam für die Beschäftigtenbefragung federführend verantwortlich ist, antwortet auf unsere Fragen:

2023 lag der Fokus zuerst einmal auf der Kommunikation der Maßnahmen sowie Verteilung der Aufgaben. Hierfür haben wir als Projektgruppe der Beschäftigtenbefragung die Aufgaben insgesamt 16 übergeordneten Fachgruppen zugeteilt. Diese haben 2023 mit ihrer Arbeit begonnen. Darüber hinaus gibt es Aufgaben, bei denen wir die Dekan*innen bzw. die zuständigen Institutsleiter*innen in der Verantwortung sehen. Auch hier hat die Arbeit in den Instituten schon begonnen. Die Prüfung der Maßnahmenpläne haben wir größtenteils zurückerhalten. Von den Fachbereichen haben wir Feedback darüber bekommen, welche Maßnahmen relevant sind und bis wann diese umgesetzt werden. Einige Institute sind das Thema sehr proaktiv angegangen und haben mit Ihrem Team einen Workshop zur Aufarbeitung durchgeführt.

Der Kommunikationsprozess ist noch nicht in allen Bereichen abgeschlossen. Essenziell ist der kaskadische Transfer der Ergebnisse von den Fakultäten an die Institute bzw. Abteilungen und Teams. Wir wünschen uns, soweit noch nicht abgeschlossen, eine individuelle Überprüfung der erarbeiteten Maßnahmen durch einen offenen Austausch der Führungskräfte mit den Beschäftigten. Diese haben viel Zeit und Engagement in die Erarbeitung gesteckt. Es wäre schade, wenn das jetzt im Weiteren verpuffen würde. Da das Projekt über mehrere Jahre angelegt wurde, ist bis zur Evaluierung 2025 noch genügend Zeit, die Themen in die Hand zu nehmen. Wir sehen das aus der Perspektive der Organisationsentwicklung im Weiteren als Chance für einen wichtigen Changeprozess an der Universität Stuttgart in vielerlei Hinsicht.

Umsetzung durch die Beschäftigten im Fachgruppenbereich „Betriebliches Gesundheitsmanagement“ (Stabstelle der Kanzlerin (Zentrale Verwaltung) und Betriebliches Gesundheitsmanagement):

• Drei Angebote zu den Themen Selbstfürsorge, Resilienz, Achtsamkeit, Mentaltraining
• Fortbildung zur/zum Mental Health Trainer*in 

Umsetzung durch die Beschäftigten im Fachgruppenbereich „Agility Lab und Organisationentwicklung“ (Stabstelle der Kanzlerin und Dezernat 7, Personal-, Organisations- und Prozessentwicklung (Zentrale Verwaltung) und Agility Lab):

• Implementierung der Prozessmanagement-Software „Picture“ sowie erste Prozessoptimierungen mit den Dezernent*innen der Zentralen Verwaltung  
• Kultivierung der Geschäftsordnung der Zentralen Verwaltung: Koppelung mit Onboarding sowie Verbesserung der Kommunikationsmaßnahmen zur Erhöhung der Bekanntheit 

Umsetzung durch die Beschäftigten im Fachgruppenbereich „Personalentwicklung“ (Dezernat 7, Personal-, Organisations- und Prozessentwicklung (Zentrale Verwaltung)):

• Erweitertes Angebot im Fortbildungs- und Leadership-Programm
• Landingpage für Weiterbildungsangebote

Umsetzung durch die Beschäftigten im Fachgruppenbereich „Mobilitätsmanagement“ (Betriebliches Mobilitätsmanagement / Rektoratsbüro (Stabsstelle des Rektors)):

• Implementierung eines Carsharing-Angebots „Stuttgart fährt mit“