PDF-Version und Anlagen | PDF-Fassung dieser Amtlichen Bekanntmachung |
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Veröffentlicht am: | 14. Juli 2025 |
Hinweis | Hinweis zur Rechtsverbindlichkeit |
Richtlinie „Abrechenbarkeit von familienbedingten Zusatzkosten bei Dienstreisen
Basierend auf Rektoratsbeschluss vom 30.04.2024
Universitätsmitgliedern mit Familienpflichten sollen Dienstreisen, der Besuch von Konferenzen, Fortbildungen und Forschungsaufenthalten durch die Abrechenbarkeit von Zusatzkosten, die durch zusätzlichen Betreuungsaufwand entstehen, ermöglicht werden, insbesondere im Hinblick auf Karriereförderung und wenn die Tätigkeitsbeschreibung dies verlangt.
Hintergrund für die Notwendigkeit dieser Richtlinie ist, dass es ein wichtiger Bestandteil für die Vereinbarkeit von Wissenschaft, Beruf und Familie ist, der sich unsere Universität verpflichtet hat (§4 (1) LHG, § 12 (4) ChancenG, Leitbild der Universität Stuttgart, Zertifikat als „familiengerechte Hochschule“), für stillende Mütter nach dem Novelle des Mutterschutzgesetzes eine Regelung gefunden werden muss und Förderinstitutionen wie die DFG dies grundsätzlich ermöglichen und fordern, eine Abrechnung als Reisekosten in Baden-Württemberg jedoch nach §10 LRKG rechtlich nicht möglich ist, der neue Nachhaltigkeitsaspekt in der Landeshaushaltsordnung dies jedoch grundsätzlich ermöglicht.
Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über die dezentralen Finanzmittel der Einrichtungen. Vorrangig sollen dabei Drittmittel von Förderinstitutionen verwendet werden, welche die Finanzierung familienfreundlicher Maßnahmen gestatten (z.B. DFG-Chancengleichheitsmittel, DFG-Programmpauschalen, Bund-Länder-Programm, Outgoing Fellowship Program „Global Glimpse“, Stiftungen). Freie Drittmittelrücklagen oder die Forschungsprämie sind weitere Optionen. Stehen diese Mittel nicht zur Verfügung, bei zentralen Einrichtungen oder bei der Verwaltung, können auch Haushaltsmittel verwendet werden.
Die Art und die Höhe der familienbedingten Zusatzkosten sind in erster Linie abhängig von Fördermittelbedingungen und müssen im Rahmen des steuerfreien Zuschusses nach §3 Nr. 33 und 34a. b) EStG erfolgen (Es gilt aktuell ein Höchstbetrag für die Summe aller Arten der flexiblen Betreuung von 600 Euro insgesamt für alle Kinder bis 14 Jahre, Kinder mit Behinderungen bis 25 Jahren und pflegebedürftigen Angehörigen der/des Beschäftigten im Kalenderjahr. Flexible Betreuungsmaßnahmen sind z.B. auch Notfall-, Ferien-, Veranstaltungsbetreuungen.). Die Abrechnung von familienbedingten Zusatzkosten bei Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes wird als flexible Betreuungsmaßnahme eingestuft, die privat und in eigener Verantwortung organisiert wird.
Antragsberechtigt sind alle hauptberuflichen Universitätsmitglieder mit Familienpflichten, die eine Dienstreise oder Fortbildung planen, insbesondere im Hinblick auf Karriereförderung und wenn die Tätigkeitsbeschreibung diese verlangt,
- die über die normale Arbeitszeit hinausgeht,
- durch deren Abwesenheit während dieser Dienstreise zusätzliche Betreuungskosten entstehen und
- deren Haushaltsmitglieder die Betreuung nicht übernehmen können.
Zu den Arten der Kosten („flexible Betreuungsmaßnahmen“) zählen beispielsweise:
- Erstattung der Kosten für eine Betreuungsperson oder Randzeitenbetreuung am Wohnort
- Erstattung der Anreisekosten einer Person, die kostenfrei die Betreuung am Wohnort der zu betreuenden Person übernimmt
- Erstattung der Reisekosten zu einer Person, die kostenfrei die Betreuung übernimmt
- Erstattung der Mehrkosten, die durch Umwege bei der Benutzung des privaten PKWs aufgrund von Familienpflichten im Vergleich zu öffentlichen Verkehrsmitteln anfallen
- Bei Stillkindern, Kindern mit Behinderungen bis 25 Jahren und weiteren begründeten Einzelfällen (z.B. bei Alleinerziehenden): Erstattung der Zusatzkosten, wenn das Kind und ggf. eine Betreuungsperson mitreisen (An- und Abreise, Differenz bei der Unterbringung in einem Doppelzimmer o.ä., ggf. Betreuung vor Ort)
Antragsprozess (https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/mein-arbeitsplatz/dienstreisen/planung/abrechnung-von-familienbedingten-zusatzkosten-bei-dienstreisen/): Der Antrag stellt eine Ergänzung des Dienstreiseantrags dar, die vorläufige Genehmigung durch die Finanzverantwortlichen dient der zu begünstigenden Person als Beleg bei der Auslagenerstattung.
Die Anwendung dieser Richtlinie erfolgt nach Beschluss des Rektorats zunächst im Rahmen einer sechsmonatigen Pilotphase.
Begründung
Das Rektorat begründet die Richtlinie damit, dass die Ermöglichung von Dienstreisen für Universitätsmitglieder mit Familienpflichten ein wichtiger Bestandteil für die Vereinbarkeit von Wissenschaft, Beruf und Familie ist, der sich unsere Universität verpflichtet hat. Wenn ohne eine flexible Betreuungsmaßnahme eine Dienstreise nicht möglich ist, entsteht für dieses Universitätsmitglied ein Nachteil gegenüber einem Universitätsmitglied, das keine familiäre Verantwortung wahrnehmen muss, so dass dieser Benachteiligung entgegengewirkt werden muss.
Es greift das Landeshochschulgesetz, das die Förderung von Vereinbarkeit als Aufgabe der Hochschulen enthält (§4 (1) LHG), und das Mutterschutzgesetz, das Benachteiligungen von stillenden Frauen entgegenwirkt (§1 (1), §9 (1) MuSchG). Dies wird verstärkt durch den Wunsch des Rektorats, gemäß dem Zertifikat als „familiengerechte Hochschule“ auch tatsächlich zu handeln und bedarfsgerecht im Rahmen flexibler Betreuungsmaßnahmen zu unterstützen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Finanzierung über Förderinstitutionen gesichert ist.
Die Universität Stuttgart kommt damit auch den Forderungen von Förderinstitutionen wie der DFG nach, Regelungen für eine Abrechnung als Familienfördermaßnahme zu schaffen, da beispielsweise eine Abrechnung mitreisender Kinder und Begleitpersonen als Reisekosten in Baden-Württemberg nach §10 LRKG rechtlich nicht möglich ist. Wie auch andere Universitäten in Baden-Württemberg möchte die Universität Stuttgart ihre Spielräume nutzen, da in der Landeshaushaltsordnung neben dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit die angemessene Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten festgeschrieben steht (§7 (1), (2) LHO) und daneben auch der Grundsatz der Fürsorge und der Gleichstellung bzw. Chancengleichheit zu betrachten ist (§12 (4) ChancenG).
gez.
Dr. Grazia Lamanna
Gleichstellungsbeauftragte der Universität Stuttgart