Bei der Entwicklung dieses Qualitätsmanagement (QM)-Systems, das die Qualität der im Dekanat angebotenen Dienstleistungen und alle wichtigen Arbeitsprozesse steuert und weiterentwickelt, orientierten sich die Beteiligten an Vorgehensweisen aus der Industrie. Begriffe aus den Qualitätsnormen wie Kunde, Produkt und Prozeß waren zunächst gewöhnungsbedürftig und wurden für den Dekanatsbetrieb neu definiert. Orientiert an der Vorstellung, daß jeder Mitarbeiter sowohl Kunde als auch Lieferant der anderen Mitarbeiter ist, teilt das Dekanat seine Kunden in „interne“ und „externe“ Kunden ein. Interne Kunden sind der Dekan, der Prodekan, der Studiendekan, der Prüfungsausschußvorsitzende und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dekanats. Zu den externen Kunden gehören die Institute, Studierenden und Doktoranden der Fakultät, universitäre Einrichtungen wie Dezernate des Rektoramts sowie Personen oder Institutionen außerhalb der Universität wie etwa Schüler, Schulen oder Stiftungen. Die Produkte setzen sich zusammen aus den im Verwaltungsbereich angebotenen Dienstleistungen. Prozesse heißen alle Arbeitsabläufe, die zur Erstellung der Produkte beitragen.

Qualitätspolitik und -ziele wurden gemeinsam mit allen im Dekanat tätigen Personen erarbeitet. So wird beispielsweise mit den allgemeinen Zielen die Förderung des Qualitätsbewußtseins der Mitarbeiter, eine raschere Einarbeitungszeit für neue Kollegen und die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter angestrebt. Spezielle Qualitätsziele werden für jedes Jahr neu definiert. Der Projektverlauf wurde mit einem am Institut für Automatisierungs- und Softwaretechnik entwickelten Vorgehensmodell gesteuert: in einem „Pflichtenheft“ werden die Anforderungen an den QM-Systemaufbau präzisiert und ein Struktur- und ein Zeitplan vorgegeben. Die qualitätsorientierte Reorganisation setzt eine Analyse der Arbeitsabläufe und der Organisationstruktur im Dekanat voraus: Prozesse wie etwa der Ablauf eines Promotionsverfahrens oder die Handhabung der Diplomzeugnisse und Urkunden werden in Form von Verfahrensanweisungen visualisiert und in das QM-Handbuch, das zentrale Dokument des QM-Systems, integriert. Das Handbuch enthält auch die Beschreibung der Organisationsstruktur des Dekanats, die Definition der Qualitätspolitik, die Vorgabe der Qualitätsziele, die Festlegung von Verantwortlichkeiten und den Bezug zu den Elementen der Norm DIN EN ISO 9002. Es ist für den täglichen Gebrauch elektronisch im Intranet des Dekanats verfügbar. Dazu gehört auch die Dekanatsdatenbank, in der alle für die Arbeitsprozesse relevanten Daten gespeichert und bearbeitet werden. In Zukunft können so auch die für die Fakultät wichtigen Statistiken der Lehrberichte erstellt werden. Die kontinuierliche Verbesserung erfolgt durch die regelmäßige Überprüfung der Ziele, der Arbeitsprozesse und -ergebnisse sowie durch die Rückkopplung mit den Kunden und entsprechende Maßnahmen. Regelmäßige Audits und QM-Bewertungen mit der Dekanatsleitung unterstützen diesen Prozeß. Alle MitarbeiterInnen im Dekanat haben den Aufbau des QM-Systems aktiv unterstützt und erfahren durch den Umgang damit Arbeitserleichterung, mehr Arbeitssicherheit und eine wirkungsvolle Hilfe bei der Einarbeitung in neue Vorgänge durch die übersichtlich dargestellten und leicht abrufbaren Prozeßabläufe.

A.Töpfer

KONTAKT
Beate Bauer, Dekanat der Fakultät Elektrotechnik und Informationstechnik, e-mail: dekanat@fak4.uni-stuttgart.de Priv. Doz. Dr. Anne Töpfer, Institut für Automatisierungs- und Softwaretechnik, e-mail: toepfer@ias.uni-stuttgart.de