Die verstärkte Arbeit aus dem Homeoffice während der Corona-Pandemie hat an vielen Universitäten verdeutlicht, dass viele Verwaltungsvorgänge an den Hochschulen noch papierbasiert durchgeführt werden. Um abseits des Tagesgeschäfts die Digitalisierung administrativer Prozesse voranzubringen, haben sich die neun Landesuniversitäten Baden-Württembergs schon vor Beginn der Pandemie für das hochschulübergreifende Projekt „bwUni.digital – Digitale Transformation administrativer Prozesse“ zusammengeschlossen. Sie wollen in diesem Projekt die Möglichkeit schaffen, administrative Vorgänge ganz neu zu denken.
Drei Think-Tanks eingerichtet
In der ersten Sitzung des bwUni.digital-Programmausschusses im Januar 2020 wurden gleich drei Think-Tanks (TT) zu drängenden Fragen eingerichtet, die ihre Arbeit wegen des Lockdowns in Form von Videokonferenzen aufgenommen haben. Think-Tank 01 (TT01) beschäftigte sich mit der „Digitalisierung der Unterschrift in den Verwaltungsprozessen“, Think-Tank 2 (TT02) mit „Kooperationsstudiengängen“ und Think-Tank 3 (TT03) arbeitete an „E-Learning-Systemen für Mitarbeiterschulungen, insbesondere auf dem Gebiet des Datenschutzes als Landesdienst für die Universitäten Baden-Württembergs“. Die Universität Stuttgart hat Experten aus ihren Reihen in die ersten zwei Think-Tanks entsandt, die ihr Wissen und ihre Ideen in das Team eingebracht und gemeinsam mit den Entsandten der anderen Universitäten einen Lösungsvorschlag für die Themenstellung erarbeitet haben.
White papers als Arbeits- und Diskussionsgrundlage
Die Ergebnisse werden in Form von „White Papers“ veröffentlicht, welche den Universitäten im Anschluss als Arbeits- und Diskussionsgrundlage zur Optimierung oder Neugestaltung ihrer administrativen Prozesse dienen. Prorektorin Rehm zeigt sich beeindruckt von der Ausarbeitung zu den digitalen Unterschriften. „Das Papier zeigt nicht nur, wie groß das Potenzial zur Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsschritten ist, wenn man auf eine elektronische Signatur zurückgreift, sondern benennt auch konkrete Anwendungsfälle, in denen dies schon heute rechtssicher möglich ist. Davon werden wir profitieren.“ Die interdisziplinäre Zusammenarbeit der Expertinnen und Experten aus verschiedenen Universitäten hat sich offensichtlich bewährt. Die freigegebenen White Papers stehen auf der Seite von bwUni.Digital zum Download bereit. Dort findet sich bereits das White Paper von TT03 zu „E-Learning-Systemen für Mitarbeiterschulungen, insbesondere auf dem Gebiet des Datenschutzes als Landesdienst für die Universitäten Baden-Württembergs “ und in Kürze auch das Ergebnis von TT01 zu digitalen Unterschriften.