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Dezernat Finanzen und Wirtschaftsangelegenheiten unter neuer Leitung

Neue Anforderungen in Sachen Geld

Die Umstellung auf die kaufmännische Buchführung und die Einführung der Trennungsrechnung klingen als Themen eher spröde, haben jedoch weitreichende Konsequenzen für die gesamte Universität. Seit dem 1. Dezember 2010 werden diese Prozesse wie auch die weiteren Zahlenwerke der Uni von einem neuen Chef gemanagt: Von Günter Staub, dem neuen Leiter des Dezernats V (Finanzen und Wirtschaftsangelegenheiten).

Der neue Leiter des Dezernats V,  Günter Staub.                           (Foto: Privat)
Der neue Leiter des Dezernats V, Günter Staub. (Foto: Privat)

Nahezu 23 Jahre lang hat Günter Staub als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer die Jahresabschlüsse öffentlicher und privater Unternehmen geprüft oder die Unternehmen bei der Erstellung ihrer Jahresabschlüsse beraten. Wenn er jetzt in der Finanzverwaltung der Uni das Steuer übernimmt, ist das für den studierten Betriebswirt dennoch kein Seitenwechsel. „Eine Universität steht aufgrund ihrer Drittmitteleinnahmen und der Auftragsforschung einem Unternehmen näher als einer klassischen öffentlichen Verwaltung“, sagt der 54-Jährige. Zudem war Staub bei den jüngsten Jahresabschlüssen im Zuge der Umstellung auf die kaufmännische Buchführung auch an der Universität Stuttgart als Prüfer tätig. Gleich mehrere dieser Rechenwerke mussten vom Dezernat Finanzen in relativ kurzer Zeit erstellt werden - die Eröffnungsbilanz sowie der Jahresabschluss der Universität für das Jahr 2007 liegen inzwischen vor und sind testiert, dasselbe gilt für das Körperschaftsvermögen. Die Bilanz für das Jahr 2008 wird derzeit geprüft, die des Jahres 2009 soll schnellstmöglich folgen. Durch die Umstellung erhält die Universität einen detaillierten Überblick über ihr Vermögen und ihre Finanzierung. Gegenüber der bisherigen kameralen Sicht, die (nur) Einnahmen und Ausgaben abbildete, ist damit ein Informationsgewinn unter anderem bezüglich des Anlagevermögens und der Abschreibungen sowie notwendiger Rückstellungen für künftige Aufwendungen und Rücklagenbildungen für Bau- und Berufungszusagen verbunden.

Bei der Prüfung der Jahresabschlüsse konnte Staub sich auch gleich in jene universitären Detailfragen einarbeiten, die sich in der Wirtschaft beziehungsweise bei anderen öffentlichen Unternehmen so nicht stellen. So sind zum Beispiel zur erstmaligen Ermittlung des „Betriebsvermögens“ die Vermögensgegenstände zu den historischen Anschaffungskosten zu bewerten. „Doch was für einen ‚Preis’ soll man zum Beispiel ansetzen bei Büchern, die vielleicht mehrere hundert Jahre alt sind und heute gar nicht gehandelt werden?“, skizziert Staub das Problem. Nicht einfacher ist die Sache bei großen Anlagen, die über Jahrzehnte gewachsen sind oder bei Gebäuden, die von der Uni mitfinanziert wurden, aber dem Land gehören. Das Projekt „Kaufmännische Buchführung“ wird das Dezernat Finanzen denn auch noch eine Weile lang beschäftigen. Die nächste Aufgabe wird es sein, die neuen Rechenwerke mit dem weiterhin bestehenden Haushaltswesen zu verbinden. „Letzteres dient der Verteilung, Zuweisung und Kontrolle der vorhandenen Mittel und bietet einen besseren Einblick in die aktuelle Liquiditätssituation“, erklärt Staub die scheinbare Parallelstruktur. „Da eine Universität bei eventuellen finanziellen Engpässen keine Kredite aufnehmen kann, ist das besonders wichtig.



Uni-Leistungen nicht zu billig verkaufen
Eine weitere Herausforderung ist die Einführung der so genannten Trennungsrechnung zum 1. April, mit der die Universität einer Forderung der Europäischen Union nachkommt. Ziel dieser Maßnahme ist es, unerwünschte Quersubventionierungen zu vermeiden, die entstehen können, wenn eine staatlich geförderte Einrichtung wirtschaftlich tätig wird und diesen Bereich nicht eindeutig nachvollziehbar rechnerisch trennt. An der Universität kann dies bei Forschungsprojekten mit Industriepartnern, bei der Vermietung von Forschungsinfrastruktur, bei Beratungstätigkeiten, bei Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen oder auch im Bereich der Weiterbildung der Fall sein. Um Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden, müssen solche Leistungen künftig auf Vollkostenbasis angeboten werden, das heißt, neben den direkt zurechenbaren Personal- und Sachkosten ist auch ein Gemeinkostenzuschlag (zum Beispiel für die genutzten Räume oder für Leistungen der zentralen Verwaltung) in der Kalkulation zu berücksichtigen.
Für die Haushaltsmitarbeiter, die in den einschlägigen Drittmittelprojekten mitarbeiten, bedeutet dies, dass sie künftig nachweisen müssen, welche Teile ihrer Arbeitszeit sie mit einem bestimmten Projekt zugebracht haben. Auf dieser Basis kann der prozentuale Anteil der wirtschaftlichen Tätigkeit an der Gesamttätigkeit ermittelt werden, der als Grundlage für die Ermittlung der Gemeinkostenzuschläge dient. Für größere Projekte muss zudem künftig eine Vorkalkulation erstellt werden, die Vollkosten ausweist. Dieses interne Dokument soll schon vor Vertragsabschluss sicherstellen, dass eine universitäre Leistung nicht zu „billig“ verkauft wird.
Was auf die Institute und Einrichtungen zukommt, wurde bei zwei Informationsveranstaltungen im Februar detailliert erläutert. Aber auch in der Finanzverwaltung bedeutet das neue Verfahren zusätzliche Arbeit, da die Ansätze geprüft und über längere Zeiträume nachverfolgt werden müssen. Trotz des nicht zu verleugnenden bürokratischen Aufwands sieht Staub in dem neuen Verfahren einen Gewinn: „Insgesamt kommt so mehr Transparenz in die Kalkulation und man muss sich rechtzeitig Gedanken machen, welcher Preis für ein Projekt angesetzt werden kann.“ amg



Kontakt

Günter Staub
Dez. V/ Finanzen und Wirtschaftsangelegenheiten
Tel. 0711/685-82240
e-mail: guenter.staub@verwaltung.uni-stuttgart.de


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