Evaluation der Zentralen Verwaltung geht in die Umsetzungsphase  >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Neuer Zuschnitt, gebündelte Kompetenzen

Verbesserung der Service-Qualität, möglichst effizienter und effektiver Ressourceneinsatz: Mit dieser Zielsetzung startete im September vergangenen Jahres die Evaluation der Verwaltung. Inzwischen legte die Beratungsfirma Booz and Company ihren 328 Seiten starken Abschlussbericht vor. Das Rektorat hat die Vorschläge intensiv diskutiert und bei einer Personalversammlung am 30. April die Mitarbeiter informiert. In weiteren Gesprächen mit den Fachabteilungen sowie mit dem Personalrat sollen die Vorschläge nun konkretisiert und erste Schritte zur Umsetzung zeitnah in die Wege geleitet werden.

Ingesamt 15 Schwerpunktbereiche nahmen die Berater von Booz gemeinsam mit Unimitarbeitern aus den betroffenen Abteilungen im Rahmen der Evaluation unter die Lupe, darunter die Schritte zu einem Campus-Management-System, die Forschungsförderung und die Verwaltung der Drittmittel, der Einschreibungsprozess und die Verwaltung der Studiengebühren, das Berufungsverfahren, das Berichtswesen, die Prozesse der Finanzbuchhaltung sowie das Uni-Marketing. Für alle Bereiche wurden Verbesserungsoptionen entwickelt und hinsichtlich ihrer Implementierbarkeit beurteilt - ein Arbeitspensum, das nicht weniger als 141 Interviews und Workshops sowie 76 Teilberichte und Rückkoppelungsschleifen erforderte. „Der straffe Zeitplan, in dem die Evaluation durchgeführt wurde, hat auch die internen Projektmitglieder stark gefordert. Ihre sehr engagierte Mitarbeit zeigt die Veränderungsbereitschaft und Serviceorientierung der Zentralen Verwaltung“, lautet das Fazit der Kanzlerin, Dr. Bettina Buhlmann. „Beides muss sich nun auch in der Umsetzung der Vorschläge, die als sinnvoll bewertet werden, beweisen.“

Um die Zentrale Verwaltung klar auf ihre Zielgruppen auszurichten und eine effektive Steuerung zu gewährleisten, sollen der Zuschnitt einiger Dezernate verändert, Funktionen und Prozesse gebündelt und Zuständigkeiten vereinheitlicht werden. Besonders weitreichend sind die strukturellen Änderungen im Dezernat I (Akademische Selbstverwaltungsangelegenheiten). Zur Stärkung der Dienst- und Beratungsleistungen rund um das Thema Forschung ist geplant, die Abteilung Forschungsförderung aus dem bisherigen Dezernat I sowie die Drittmittelabteilung aus dem Dezernat Finanzen zusammenzuführen. „Durch diese Bündelung kann die Uni Instituten und anderen Forschungspartnern Service aus einer Hand mit einem einheitlichen Ansprechpartner bieten“, so Uni-Rektor Prof. Wolfram Ressel. „Dies stützt die Bedeutung der Uni als Forschungsuniversität und bringt uns auch mit Blick auf die Bewerbung bei der Exzellenzinitiative ein gutes Stück voran.“ Ein weiteres zentrales Anliegen ist die Weiterentwicklung der Hochschulkommunikation. Hierzu sollen die bisherige Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Stabsstelle Marketing zu einem Zentrum mit einem einheitlichen Kommunikationsansatz vereint werden. Die inhaltliche Neukonzeption wird ein externer Berater unterstützen.Beide Bereiche werden im heutigen Dezernat I unter dem Namen „Forschung und Kommunikation“ zusammengeführt.Die bisherigen weiteren Abteilungen dieses Dezernats bleiben weitgehend bestehen. Geprüft wird eine eventuelle Verlegung der bisherigen Abteilung I.1 (Selbstverwaltungs- und Strukturangelegenheiten) in das Dezernat IV (Personal), wo die Bereiche der Berufungsverfahren gebündelt werden. Ziel ist es, die Berufungsverfahren weiter zu straffen und zu beschleunigen.

Hinter den klassizistischen Mauern des Verwaltungsgebäudes wird kräftig umstrukturiert. (Foto: Cichowicz)

Mehr Gewicht und Sichtbarkeit erhalten auch die internationalen Belange der Uni. So wird die bisherige Stabsstelle Internationale Angelegenheiten künftig als Dezernat II in die Aufbauorganisation eingegliedert. Zu den Aufgaben des neuen Dezernats gehören beispielsweise auch die Betreuung ausländischer Wissenschaftler und internationale Kooperationen. Im Gegenzug wird das bisherige Dezernat II (Recht) zum Justiziariat, das als Stabsstelle der Kanzlerin zugeordnet ist. Zu diesen grundlegenden Änderungen in der Aufbauorganisation kommt eine Vielzahl an Einzelmaßnahmen. So soll beispielsweise das Verfahren zur Vergabe von Hörsälen optimiert und in diesem Zusammenhang ein Hörsaalmanager eingestellt werden.

Da die bisher genannten Bereiche auch mit Blick auf die Exzellenzinitiative von Belang sind, sollen sie schon in den nächsten Monaten umgesetzt werden. Mittelfristig wird auch der Aufbau eines Rektoratsbüros befürwortet, das sich dann kontinuierlich mit der Organisationsentwicklung der Gesamtuniversität befassen soll. amg

KONTAKT
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Dr. Ulrich Engler
Leiter Dezernat I
Tel. 0711/685-82205
e-mail: leitung.dez1@verwaltung.uni-stuttgart.de