Zentrale Verwaltung wird evaluiert >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Mitarbeiter als Experten

Ob die Uni im Wettstreit um die besten Studierenden und Wissenschaftler sowie bei der nächsten Runde der Exzellenzinitiative Erfolg hat, hängt nicht nur von der Spitzenforschung ab, sondern auch ganz wesentlich von der Leistungsfähigkeit der Zentralen Verwaltung. Doch in den vergangenen Jahren kam eine Vielzahl neuer Aufgaben und Arbeitsanforderungen auch auf die Uni-Verwaltung zu, die mit gleichbleibenden oder gar weniger Personal zu bewältigen sind. Um diesen Spagat zu meistern, startete im September die Evaluation der Verwaltung. Mit Hilfe des Expertenwissens der Mitarbeiter soll es gelingen, die Arbeitsabläufe und Strukturen zu optimieren, Effizienzreserven aufzuspüren und, wo erforderlich, die Service-Qualität zu verbessern.

Im Vordergrund stehen dabei zunächst 16 Schwerpunktbereiche, die im Rahmen von Workshops mit den Fakultäten, Dezernaten und der Universitätsleitung ausgewählt und von einem Lenkungskreis bestätigt wurden. Auf der Prioritätenliste stehen unter anderem die Forschungsverwaltung, der Einschreibungsprozess und die Verwaltung der Studiengebühren, das Berufungsverfahren, das Berichtswesen, die Verwaltung der Drittmittel, die Prozesse der Finanzbuchhaltung und das Uni-Marketing. Auch die Schnittstellen zu den Fakultäten und zu Zentralen Einrichtungen wie etwa dem Rechenzentrum oder der Unibibliothek sind in die Untersuchung einbezogen. Betreut wird die Evaluation von der Firma Booz & Company, die auch andere öffentliche Einrichtungen, darunter die Universität Freiburg berät.

Schon im Vorfeld wurde untersucht, wie Kunden und Dezernatsleiter die Arbeit der Verwaltung beurteilen und wie diese sich selbst wahrnimmt. Darauf aufbauend setzen die Berater von Booz & Company auf das Fachwissen und die konkreten Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter und führen derzeit eine Vielzahl an Interviews. Die Uni-Leitung räumt den Gesprächen hohe Bedeutung, so dass dafür in der heißen Phase im Einzellfall auch einmal andere Aufgaben zurückstehen müssen. „Lassen sie uns die Evaluation als Chance und Herausforderung nutzen“, appellierten Uni-Rektor Prof. Wolfram Ressel und Kanzlerin Dr. Bettina Buhlmann an die Mitarbeiter. „Wenn die Prozesse transparenter gestaltet werden können, profitieren wir alle davon im Arbeitsalltag.“

Ganz wichtig ist allen Beteiligten die Kommunikation und Transparenz des Verfahrens. Es wurde eine Website eingerichtet, die den aktuellen Stand zeigt und noch vor Weihnachten sollen in einer Personalversammlung der Zentralen Verwaltung erste Ergebnisse vorgestellt werden. Wenn die Evaluation – voraussichtlich im Februar 2010 – abgeschlossen sein wird, sollen die von den Beratern erarbeiteten Verbesserungsvorschläge zügig und so weit wie möglich umgesetzt werden beziehungsweise in Personalbedarfsmessungen und Verteilungsentscheidungen einfließen. „Auf keinen Fall sollen die Ergebnisse in der Schublade landen“, betont Kanzlerin Buhlmann.                                    amg

KONTAKT
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Dr. Ulrich Engler
Dezernat I
Tel. 0711/685-82205
e-mail: leitung.dez1@verwaltung.uni-stuttgart.de
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