Neues Ausbildungsportal an der Uni >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Schneller zu qualifizierten Bewerbern

Nicht nur für den akademischen Nachwuchs, auch für rund 100 Auszubildende der verschiedensten Lehrberufe ist die Uni Stuttgart das Sprungbrett in den künftigen Beruf. Ein neues Online-Portal sorgt seit diesem Ausbildungsjahr dafür, dass qualifizierte Bewerber und die passenden Ausbilder noch schneller zusammenfinden. Entwickelt wurde es von der Zentralen Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS) auf Anregung und in Zusammenarbeit mit dem Dezernat Personal.

Rund 500 junge Menschen haben sich zum Ausbildungsbeginn September 2009 um einen Ausbildungsplatz an der Uni beworben, macht 500 mehr oder weniger umfangreiche Bewerbungsmappen, die nach dem klassischen Verfahren im Umlauf zwischen den in Frage kommenden Instituten weitergereicht und dort studiert wurden. Ein zeitaufwändiges Verfahren, bei dem es schon mal passieren konnte, dass ein Bewerber längst untergekommen war, bis die Unterlagen den letzten in der Reihe erreicht hatten. Dieser Versand von Originalbewerbungen innerhalb der Uni wird durch das neue Portal unnötig. An seine Stelle tritt eine Datenbank, auf der alle eingehenden Bewerbungen für einen bestimmten Ausbildungsberuf online zur Verfügung gestellt werden und von der sich jeder Ausbilder die interessierenden Mappen gezielt herunterladen kann. Geht eine neue Bewerbung ein oder reicht ein Kandidat Unterlagen nach, erhält der Ausbilder automatisch eine e-mail. Dadurch wird es möglich, dass die Ausbilder schnellstmöglich Zugang zu den eingehenden Bewerbungen bekommen. Zudem kann eine Bewerbung gleichzeitig mehreren Ausbildern zur Verfügung gestellt werden.

Ausbildungsplätze an der Uni sind ein begehrtes Sprungbrett in den Beruf. Das Bild zeigt Roland Sanwald mit einem Auszubildenden am Institut für Halbleiteroptik und funktionelle Grenzflächen. (Foto: Institut)

Um sich in das Portal einzuloggen, erhielten die Ausbilder einen Benutzernamen und ein Passwort. Damit ist gewährleistet, dass Unbefugte keine Einsicht in die Bewerbungen nehmen können. Außerdem steht den Ausbildern online ein ausführliches Benutzerhandbuch zur Verfügung, in dem alle Schritte zum Download der Bewerbungen exakt beschrieben sind. Der Bewerber selbst erhält vom Dezernat Personal, wo die Unterlagen weiterhin zentral eingehen und nun auch bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens bleiben, eine schriftliche Empfangsbestätigung.
Bei den Ausbildern stieß das Portal auf positive Resonanz. „Ich bin begeistert“, sagt Peter Salzmann, der in der Mechanischen Werkstatt des Instituts für Plasmaforschung insgesamt vier angehende Industriemechaniker betreut. „Ich habe schnellen Zugriff auf die Daten und kann spezifisch die Bewerbungen ausdrucken, die mich wirklich interessieren.“ Dr. Imma Hinrichs, Ausbildungsleiterin in der Universitätsbibliothek, lobt das bequemer gewordene Handling: „Die Papierstapel sind kleiner geworden, und das umständliche Blättern in Faltmappen entfällt.“ Insgesamt konnte die Bewerberauswahl schneller abgeschlossen werden.
Ein Problem sei es allerdings, dass die Institute durch den gleichzeitigen Zugriff auf eine Bewerbung in eine gewisse Konkurrenz um die bestbegabten Bewerber treten, sagt Salzmann, der es gerne sehen würde, wenn ein Kandidat für andere Institute „geblockt“ bliebe, so lange die Verhandlungen laufen. Doch eben diese Parallelität trägt wesentlich zum Erfolg des neuen Verfahrens bei: „Durch das Bewerberportal sind die Chancen erheblich gestiegen, dass qualifizierte Bewerbungen berücksichtigt werden können und die Bewerber noch keinen anderen Ausbildungsplatz außerhalb der Universität Stuttgart angenommen haben“, betont Birgit Schneider vom Dezernat Personal.                                                                                     amg

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Katrin Sanzenbacher
Dezernat Personal
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