Zulassungsverfahren optimiert >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Bewerber frühzeitig zulassen -
Die Besten gewinne

Im Herbst 2007 hatte die Universität Stuttgart – ähnlich wie einige andere Standorte – mit Verzögerungen beim Zulassungsverfahren zu kämpfen. Die Universität hat gehandelt und im Oktober 20007 zur Optimierung des bisherigen Verfahrens eine Arbeitsgruppe aus Fachvertretern unter Leitung von Uni-Rektor Wolfram Ressel eingerichtet. Parallel dazu hat eine interne Projektgruppe aus Mitarbeitern des Dezernats Studentische Angelegenheiten, des Rechenzentrums, der EDV und des Bereichs Qualitätsmanagement Verbesserungsvorschläge erarbeitet und umgesetzt.

Bei Informationsveranstaltungen wie hier dem Unitag 2007 ist das Interesse von Schülerinnen und Schülern an einem Studium an der Uni Stuttgart regelmäßig enorm. Verbesserungen beim Zulassungsverfahren sollen nun den Weg zu einem Studienplatz beschleunigen.                          
(Foto: Murat)

Begleitet wurde der Prozess von einer externen Unternehmensberatung. Wichtigste Zielvorgabe war, dass die Bewerber möglichst frühzeitig und reibungslos zugelassen werden; auf diese Weise möchte die Universität Stuttgart vor allem auch hochqualifizierte Bewerber gewinnen. So soll für das kommende Wintersemester ein wesentlicher Teil der Zulassungen in den Fächern mit Numerus clausus bereits kurz nach Bewerbungsschluss am 15. Juli und der Rest bis Ende Juli erteilt werden; Nachrückverfahren sollen so rasch wie möglich abgeschlossen werden. Ein ganzes Bündel von Maßnahmen – die verpflichtende elektronische Bewerbung, das Stuttgarter Modell der vorgezogenen Zulassung sowie befristete Personalverstärkung – trägt dazu bei, dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen. Wolfram Ressel zeigt sich sehr zufrieden mit den eingeleiteten Maßnahmen und zuversichtlich, dass das Zulassungsverfahren künftig deutlich reibungsloser laufen wird. „Wir wollen die besten Studierenden für uns gewinnen und dies kann nur gelingen, wenn auch der Erstkontakt mit der Universität überzeugt“, betont er.

Elektronische Bewerbung verpflichtend
Fester Bestandteil des Zulassungsverfahrens ist die nun verpflichtende, bisher freiwillige Nutzung des überarbeitenden Online-Portals zur elektronischen Bewerbung. Die Bewerberinnen und Bewerber geben ihre Daten selbst ein; die auf diese Weise erzeugten Antragsbogen, die per Post mit weiteren Unterlagen ans Studiensekretariat gehen, können schneller bearbeitet werden. Zudem erhalten die Bewerber über das kennwortgeschützte Portal aktuelle Rückmeldungen zum Stand des Verfahrens und können – falls erforderlich – fehlende Unterlagen bis zum Bewerbungsschluss am 15. Juli nachreichen. Das für die Bewerber weltweit einsehbare Portal informiert über die Zulassung, während der schriftliche Bescheid noch per Post unterwegs ist. Ausnahmen von der Onlinebewerbung, die für alle Erstsemester mit einer deutschen oder EU-Hochschulzugangsberechtigung gilt, sind nur noch in begründeten Ausnahmefällen möglich und müssen bis 1. Juli beantragt werden. Die Immatrikulationsordnung wurde bereits entsprechend angepasst. Ausländer außerhalb der EU richten ihre Bewerbung für Bachelorstudiengänge an Uni-Assist e.V. (http://www.uni-assist.de/), für die auslaufenden Diplomstudiengänge wie bisher an die Universität.

Vorgezogene Zulassung – Stuttgarter Modell
Um die qualifiziertesten Bewerber zum frühestmöglichen Zeitpunkt zulassen und sie damit an die Universität Stuttgart binden zu können, wurde das Stuttgarter Modell der vorgezogenen Zulassung entwickelt. Es basiert auf dem gemeinsam mit dem Rechenzentrum und Qualitätsmanagement in den letzten Jahren entwickelten Konzept der digitalen Erfassung und Verarbeitung der Bewerbungsdokumente. Danach erhalten diejenigen Bewerber, die schon aufgrund ihrer Abiturnote garantiert eine Zulassung erhalten werden, diese rechtsverbindlich unmittelbar nach dem Bewerbungsschluss am 15. Juli. Um die erwarteten Bewerbungen von bis zu 850 pro Tag schnell bearbeiten zu können, wird das Studiensekretariat ab Mitte Juni befristet auf
15 Sachbearbeiter aufgestockt. „Als besonders erfreulich“ wertet es Uni-Kanzlerin Dr. Bettina Buhlmann, „dass auch Fakultäten und Institute Mitarbeiter als Unterstützung zur Verfügung stellen“. Zusätzliche Aushilfskräfte werden für Tätigkeiten wie Postöffnen oder zum Scannen der Dokumente eingesetzt. Eine geringere Personalaufstockung ist auch für die sich direkt anschließende Einschreibphase bis Ende September vorgesehen. Um alle Kräfte auf das Zulassungsverfahren konzentrieren zu können, wird das Studiensekretariat für Deutsche während der „heißen Phase“ des höchsten Bewerberandrangs vom
7. bis 18. Juli komplett schließen. In diesem Zeitraum wird die Hotline auf drei Vollzeitmitarbeiterinnen aufgestockt.

Optimierte Verfahren
Um die Zulassungsbescheide im Massenverfahren rasch auf den Weg zu bringen, wird das Studiensekretariat darauf verzichten, wie bisher studiengangspezifische Informationen wie Broschüren und Infoblätter mit der Zulassung zu versenden. Stattdessen übernehmen Ansprechpartner in den Fakultäten die Aufgabe, ihre Bewerber fachbezogen zu informieren.

„Freie Fächer“
In den so genannten „freien Fächern“ ohne Numerus Clausus oder Eignungsfeststellungsverfahren/ Aufnahmeprüfung, auf die erfahrungsgemäß etwa 20 Prozent aller Bewerbungen entfallen, ist weiterhin der 15. September Bewerbungsschluss. In diesen Fächern werden alle Bewerber mit den entsprechenden Voraussetzungen zugelassen. Bewerber können ab Anfang August mit einem im Internet abrufbaren Antragsformular ihre Unterlagen einreichen und die Einschreibung beantragen. Bewerber, die zunächst Zivil- oder Wehrdienst ableisten müssen und sich deshalb einen Studienplatz sichern möchten, können einen Zulassungsantrag über das Online-Portal stellen und erhalten dann binnen weniger Tage einen Zulassungsbescheid.      zi    

KONTAKT
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Dr. Holger Bauknecht
Leiter Dezernat Studentische Angelegenheiten
Tel. 0711/685-82228
e-mail: holger.bauknecht@verwaltung.uni-stuttgart.de

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