Projektmanagement-Tools: Teamwork ohne Emails

An der Uni Stuttgart, sowie an vielen anderen Universitäten, steht für die Studenten in den Fächern Maschinenbau, Fahrzeugtechnik, Mechatronik sowie Technologiemanagement im kommenden Semester eine Projektarbeit an. Ziel ist es die Kernkompetenzen im wissenschaftlichen Arbeiten und die grundlegenden Erfahrungen im Projektmanagement auszubauen und zu vertiefen. Eine solche Projektarbeit zu organisieren gestaltet sich nicht immer einfach.

Screenshot: Asana.com

Insbesondere für den von der Gruppe ernannten Projektleiter. Aufgaben, Projektstruktur, sowie Termine und Zeiterfassung wollen organisiert werden. Wir wollen euch hierzu ein paar Projekttools* vorstellen, die ihr sowohl in der Projektarbeit, als auch im Universitätsalltag nutzen könnt. Wir haben uns hierbei zunächst auf 2 Tools festgelegt, mit denen ihr euch die Organisation von Projekten erleichtern könnt – Asana.com und Podio.com. Ausschlaggebend für die Auswahl war der Kostenfaktor und Usability. Einige Projektmanagement-Tools kosten mitunter bis zu 25€ monatlich und wären somit für Projektarbeiten ohnehin ungeeignet. Am Ende des Artikels findet ihr eine Liste zu weiteren, teils kostenpflichtigen, Tools.
Für diejenigen die ihre Projektarbeit schon hinter sich haben sind die vorgestellten Tools dennoch interessant, da man hiermit auch private Aufgaben, Projekte, die Bachelorthesis oder sein Semester organisieren kann. Ein komplettes Beispiel hierzu kannst du dir direkt auf der Asana-Website anschauen.

Wir wollen jedoch nicht einzelne Funktionen der beiden Tools gegenüberstellen, sondern vielmehr die Möglichkeiten aufzeigen und die Funktionalität diskutieren. Das entscheidende Merkmal liegt bei beiden Anwendungen auf der Projektverwaltung ohne externe Ressourcen wie z. B. Email (abgesehen von der eigentlichen Kontoerstellung), was die Übersichtlichkeit und den Verwaltungsaufwand deutlich verbessern soll.

 

 

Asana arbeitet mit einer projektorientierten Struktur, die sehr übersichtlich aufgebaut ist. Bevor du anfängst, solltest du verstehen wie Asana funktioniert. Grundlegend strukturiert sich dein Arbeitsbereich wie folgt:

Workspaces
sind deine Arbeitsoberflächen und somit mit einem Ordner zur vergleichen. Hier legst du den Themenbereich fest (z.B. „Projektarbeit“, „Universität“). Für jeden Bereich definierst du so einen eigenen Projektbaum der sich in den „Projects“ verzweigt. Asana ist für die Verwaltung von mehreren verschiedenen Projekten ausgelegt. Somit kannst du direkt festlegen für welchen Bereich dein Workspace vorgesehen ist: Business, Nonprofit, School, Household, Club/Team oder Other. Du kannst später jederzeit problemlos zwischen den einzelnen Workspaces wechseln.

Projects
sind deine Unterordner. So kannst du beispielsweise in deinem „Universität“-Ordner jede Vorlesung oder sämtliche Teilbereiche deiner Projektarbeit anlegen (schriftliche Ausarbeitung, Präsentation, Recherche, usw.) Asana bietet für eine übersichtliche Projektstruktur verschiedene Templates an um deine „Projects“ zu verwalten. (Beispiele siehe unten)

Tasks
bilden deine eigentliche ToDo/Aufgabenliste. Hier legst du jede zu erledigende Aufgabe oder Information ab, planst Termine und Abgaben oder delegierst einzelne Bereiche.

Die Übersichtlichkeit gewährleistet das dreigeteilte Interface. Auf der linken Seite findest du deine aktuellen Projekte, in der Mitte deine angelegten Aufgaben und in der rechten Spalte findest du Detailinformationen wie Kommentare, Anhänge oder Notizen. Zu deiner Arbeitsgruppe kannst du jederzeit Personen hinzufügen und mit einzelnen Aufgaben verknüpfen. Zudem besteht die Möglichkeit sich über einzelne Aufgaben informieren zu lassen, auch wenn man diese nicht selbst bearbeitet. Die kostenlose Version lässt dich mit bis zu 15 Personen zusammenarbeiten. (Jedes Teammitglied braucht ein eigenes Asana-Konto). Die Kommunikation läuft per Kommentarfunktion.

Screenshot: Asana.com

Ordnung auf deiner Arbeitsoberfläche: Projects
Nachdem du deinen Arbeitsbereich definiert hast kannst du deine Unterordner erstellen. Wie bereits oben erwähnt, kannst du dich vorab für ein passendes Template entscheiden. Asana bietet dir folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Blank Project
    Dies ist die allgemeine Aufgabenliste oder ToDo-Liste.
  • Calendar
    Der Kalenderfunktion bietet dir stets einen guten Überblick für den jeweiligen Monat und lässt dich keine Deadline mehr verpassen. Die Aufgaben für den jeweiligen Tag werden dir übersichtlich angezeigt und können dort auch direkt verwaltet werden.
  • Meeting Agenda
    Hier kannst du die wöchentlichen Treffen/ Jour Fixes mit deiner Gruppe vorbereiten. Sämtliche Diskussionspunkte können vorab eingetragen und bearbeitet werden. Durch einzelnes abhaken der Punkte können die Aufgaben als erledigt gekennzeichnet werden. Für den besseren Überblick kann zudem eine Agenda angelegt werden.
  • Ideas List – Brainstorming
    Für kreative Zusammenarbeit ist ein Brainstorming manchmal äußerst hilfreich. So kannst du sämtliche gesammelten Ideen zu Beginn des Projektes in die „Ideas List“ einfügen. Die Teammitglieder können die einzelnen Vorschläge bewerten oder kommentieren.
    Asana-Video zu „Ideas & Brainstorms
  • Team Roadmap
    Um den Überblick zu behalten und vielleicht auch motiviert zu bleiben kann eine Roadmap mit festgelegten Milestones sehr nützlich sein. Diese kann sowohl für das gesamte Projekt, als auch für einzelne Arbeitsschritte angelegt werden. Die Milestones können beispielsweise die Aufgabenzuteilung sein (Projektleiter ernennen, Formatvorlage für die schriftliche Ausarbeitung erstellen, schriftliche Ausarbeitung zusammenfügen, Präsentation der fertigen Arbeit, Nachbesprechung etc.).
  • Editorial Calender
    ist schwerpunktmäßig für redaktionelle Schwerpunkte ausgelegt. Die Struktur ist für wochenspezifische Themen und damit zusammenhängende Ideen konzipiert.
  • Bugs
    Ausgerichtet für Programmierer oder Softwareentwicklung. Hier können einzelne Bugs oder Probleme im Code von verschiedenen Teammitgliedern oder ggf. Beta-Testern eingefügt und besprochen werden.
  • Releases List
    ist nicht unbedingt nur für Veröffentlichungen gedacht. Das Template ist letztendlich eine Liste für Projektabschnitte die in Bearbeitung sind bzw. noch ausstehen.

Wenn du dich für eine Vorlage in deinen „Projects“ entschieden hast, kannst du deine Aufgaben anlegen. Hier kannst zunächst alles unsortiert eingefügt werden, da sich später alles bequem via „Drag ’n Drop“ sortieren lässt. Für jeden Aufgabenpunkt kannst du zusätzlich eine Beschreibung hinzufügen. Dies ist vor allem praktisch, falls die Aufgaben später delegiert werden sollen und vielleicht vorab nicht ausgiebig diskutiert wurden. Die Aufgaben können direkt mit einer Deadline versehen werden und erhalten so direkt einen Eintrag im internen Kalender, der übrigens problemlos in Google Calender, Outlook, iCal usw. exportiert werden kann. So hast du das ganze Projekt im Überblick und kannst es auch auf anderen Geräten verwalten. Umgekehrt kannst du auch Aufgaben per Mail in deine Liste eintragen. Sollte die Aufgabe etwas umfangreicher sein oder viele Arbeitsschritte benötigen, kannst du zusätzlich „Subtasks“ anlegen. Darüber hinaus kannst du Anlagen hinzufügen (direkt vom PC, aus der Dropbox, Google Drive oder von Box). Wichtige Aufgaben kannst du zudem favorisieren, wodurch diese gesondert in der linken Spalte gelistet werden. Um innerhalb deiner Arbeitsoberfläche „Workspace“ den Überblick zu behalten, kannst du deinen „Projects“ farblich markieren. 

Sonstige Funktionen:

  • Vacation Indicator
    Hiermit kannst du deine Abwesenheit für einen individuell bestimmten Zeitraum festlegen. Für einen besseren Überblick wird dein Foto/ Avatar transparent dargestellt und zudem mit einem orangen Rahmen versehen.
  • Harvest Time Management (zusätzliches Konto erforderlich)
    bietet die Möglichkeit der aufgabenbezogenen Zeiterfassung.
  • Zusammenarbeit bis zu 100 Personen
    Hierfür fallen je nach Teamgröße Kosten zwischen 50$ und 800$ pro Monat an.
  • Sehr gute und vielseitige Anbindung an vorhandene Services (siehe unten)
  • Workspace, Projects und Tasks lassen sich in übersichtlicher Formatierung drucken.

Zusammenarbeit und Integration:
Um die Arbeit zu erleichtern und Asana in den Arbeitsalltag zu integrieren, lassen sich viele Programmen und Onlineangeboten in die Struktur integrieren. Hierfür sind keine Anpassungen nötig. Asana ist mit folgenden Programmen kompatibel:

Eine ausführliche Programmeinführung und einen Guide zu allen Asana-Funktionen findest du hier [Englisch].

Fazit:
Asana ist wirklich übersichtlich gegliedert hat eine nachvollziehbare Projektstruktur. Zudem hat man viel Spielraum die Oberfläche nach seinen Bedürfnissen anzupassen. Sehr angenehm finde ich, dass man Asana auch gut alleine nutzen kann, unabhängig ob es die Tagesplanung, den Universitätsalltag, der persönliche Kalender, Ideen oder Projekte sind.
Nachteilig hingegen finde ich die Tatsache, dass Asana bzw. Asana Mitarbeiter auf die Inhalte zugreifen und ggf. bearbeiten können. Für Startup Pläne oder geschäftliche Inhalte halte ich es daher persönlich für ungeeignet und würde eher auf andere Alternativen zurückgreifen. Dennoch überzeugt Asana mit kurzer Einarbeitungszeit und hoher Usability.

Nächste Woche stellen wir die Podio vor. Also Newsletter abonnieren nicht vergessen 🙂

Apps:
Asana gibt es als kostenlose App sowohl für Android als auch für iOS

itunes google_play

 

 

Weitere große Projektmanagement-Tools

* (Tools und Werkzeuge werden synonym verwendet)

ist 2010 aus Westfalen für das Studium der Fahrzeugtechnik nach Stuttgart gekommen und arbeitet nebenher als wissenschaftliche Hilfskraft. Ansonsten fanatisch technikbegeistert und leidenschaftlicher Ruderer. Die restliche Freizeit wird vorzugsweise mit Musik und Literatur gefüllt :)

10 thoughts on “Projektmanagement-Tools: Teamwork ohne Emails

  1. Jessenia sagt:

    Ich wechselte von Asana zu Hitask. Es ist viel einfacher.
    Alle meine Aufgaben und an einem Ort zu tun. Danke Hitask.

  2. Pingback: Homepage
  3. Veda sagt:

    Excellent way of describing, and pleasant post to get facts concerning my presentation topic,
    which i am going to deliver in university.

  4. Mark sagt:

    Ziemlich gut strukturierter Beitrag, werde asana auch mal ausprobieren. Wir nutzen in letzter Zeit den Cloud Storage Anbieter Teamplace, wenn wir mit mehreren an Projekten arbeiten. Da legt man für jedes neue Vorhaben einen Teamplace mit unbegrenztem Speicher an und kann einladen, wen und wie viele man möchte. Gerade, wenn wir kurz vor der Abgabe stehen und alle gleichzeitig am Dokument arbeiten, ist es sehr von Vorteil, dass alle Versionen bestehen bleiben und wir so immer wissen, welche die aktuellste ist. Kann ich wirklich sehr empfehlen: http://www.teamplace.net.

  5. Wendel sagt:

    meine Empfehlung für Projektmanagement ist Stackfield (www.stackfield.com). Deutsche Company und End-to-End Verschlüsselung der Daten.

  6. Andreas sagt:

    Puh, das ist ne gute Frage. Das kann ich dir leider nicht beantworten, ich bin nur Anwender. Aber ich hab das mal an Raikosoft weitergeleitet. Vielleicht melden die sich bei bei dir.

  7. Stefan sagt:

    Ist RS Task Group auch kostenfrei, bzw. gibt es eine Studentenversion?

    1. Hallo Stefan,

      der Andreas hat uns auf Deine Frage hingewiesen, die wir natürlich gerne beantworten:
      Ja, wir bieten für Studenten eine Version an. Studenten erhalten auf Nachfrage eine kostenlose 5-User Version für die lokale Installation. Wenn mehr Benutzer benötigt werden, können wir ebenfalls helfen. Voraussetzung für uns ist ein Ansprechpartener, der sich um die Installation kümmert.
      Die Cloud-Variante von RS TaskGroup bieten wir Studenten mit einem Rabatt von 50% an, um kostendeckend den Betrieb zu gewährleisten. Kostenlose Versionen bekommen keinen Premium-Support, eingehende E-Mail Anfragen werden aber natürlich beantwortet.

      Lars Reinke
      -Vertrieb-
      Raikosoft GmbH

  8. Andreas sagt:

    Eine wirklich sehr ausführliche Auflistung der gängigsten Projekmanagement Tools. Gerne würde ich der Liste aber noch eins hinzufügen. RS Task Group von Raikosoft. Die Software beinhaltet Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Meeting Protokolle. Infos und Preise gibt es hier: https://www.raikosoft.de/

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