Erfolgsmodell interuniversitärer Zusammenarbeit

Fünf Jahre Datenschutzstelle der Landesuniversitäten

Ob es in Freiburg, Karlsruhe oder Stuttgart um die Verwaltung von Studenten- oder Mitarbeiterdaten, um die Onlineanmeldung für Prüfungen, die Notenabfrage im Internet oder um die Bewertung von Dozenten geht - die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Fragen und Probleme sind oftmals identisch. Dabei geht es nicht nur um rechtliche Fragestellungen, sondern zunehmend auch um die datenschutzgerechte technische Umsetzung. Die Universitäten in Baden-Württemberg wollten mit der Zusammenarbeit beim Datenschutz nicht nur Aufgaben bündeln und Doppelarbeit vermeiden, sondern gleichzeitig rechtliche und technische Kompetenz aufbauen, um künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein. Diese Idee bildete vor fünf Jahren den Ausgangspunkt für die Gründung der an der Universität Stuttgart angesiedelten Zentralen Datenschutzstelle (ZENDAS) der Landesuniversitäten. Seither sorgen die Fachleute von ZENDAS mit Rat und Tat dafür, dass der Datenschutz an den Landesuniversitäten gewahrt und – falls erforderlich – verbessert wird.

Konstruktiver Datenschutz
ZENDAS hat sich von Anfang an dem konstruktiven Datenschutz verschrieben. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Datenschutzfachleute bereits die Planung und Einführung von Verfahren begleiten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. „Wir verstehen uns nicht als Kontrolleure, sondern wollen die Uni-Mitarbeiter unterstützen und sensibilisieren“, erläuterte ZENDAS-Leiter Heinrich Schullerer am 28. August vor Medienvertretern den Ansatz. Die Nutzer müssen sehr unterschiedlich angesprochen werden, weiß er aus Erfahrung. So sind die Abläufe im Prüfungsamt andere als in der Personalabteilung oder in der Alumni-Stelle. Die Achtung des grundrechtlich verbrieften informationellen Selbstbestimmungsrechts auch an den Universitäten betrachtet er als ein Qualitätsmerkmal für Forschung, Lehre und Verwaltung.
Beteiligt sind die ZENDAS-Mitarbeiter bei im Tagesgeschäft anfallenden Anfragen wie der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte, beispielsweise Rentenversicherungsträger, Krankenkassen, Sozial- oder Ausländerbehörden, beim Umgang mit Akten, bei Löschfristen oder der Anwendung datenschutzrelevanter Regelungen bei der Nutzung des Internet, vor allem bei der Veröffentlichung personenbezogener Daten im Web. „Das Themenspektrum reicht dabei von Großbaustellen wie der Einführung und datenschutzgerechten Begleitung von Studiengebühren, der Evaluation von Lehrveranstaltungen, der Veröffentlichung von Noten im Internet bis zum Datenschutz im Sekretariat“, berichtet Schullerer.

Noten im Internet
Für die Veröffentlichung von Noten im Internet, die bei nicht datenschutzgerechter Handhabung durchaus Schadenersatzforderungen nach sich ziehen könnten, schlagen die Stuttgarter Datenschützer ein einfach zu handhabendes, aber wirksames Verfahren vor. Früher wurden die Noten gelegentlich mit der Matrikelnummer im Web veröffentlicht. „Diese Nummer ist jedoch beispielsweise auch Firmen, bei denen man als Student gearbeitet hat, Banken, Verkehrsbetrieben, der BaföG- Stelle oder Krankenkassen bekannt und lässt sich damit einer Person zuordnen“, stellt Schullerer fest. Auf diese Weise könnten potentielle Arbeitgeber oder Versicherungen Personenprofile erstellen. Das Screening von Bewerbern im Internet gehört heute zum „Standardvorgehen“ von Personalabteilungen. Eine nicht oder gerade noch bestandene Klausur kann dazu führen, dass ein Konkurrent den Job bekommt. Heute erhalten Studierende für jede Prüfung nach dem Zufallsprinzip eine Nummer oder ein Pseudonym. Damit finden die Prüflinge ihre Note jeweils im Netz. Diese Kombination ist auch mit Suchmaschinen nicht zu knacken und Rückschlüsse auf eine Person sind ausgeschlossen. Noch besser ist es, raten die Datenschützer, wenn Studierende sich im Internetauftritt ihrer Hochschule mit ihrem Benutzernamen und Kennwort identifizieren und so ihre Note individuell abfragen können.

Die ZENDAS-Fachleute wirken bei der datenschutzrechtlichen Gestaltung landeseinheitlicher Verfahren an den Universitäten mit und beraten bei Anfragen. Und der Bedarf ist groß: Jedes Jahr kommen rund 300 Anfragen zu den unterschiedlichsten Themenbereichen, über 4.000 e-mails und mehr als hundert Auskunftsanfragen. Die Erfahrungen aus den Fällen werden abstrahiert und auf dem für Externe kostenpflichtigen Informationsserver dargestellt. Dort finden sich auch gesetzliche Regelungen, Gerichtsentscheidungen, Äußerungen der Datenschutzbeauftragten oder Hinweise auf Gefährdungen von Informations- und Kommunikationsinfrastrukturen. Zusätzlich sorgen die Mitarbeiter mit rund 300 Besprechungen und Schulungen an den Mitgliedshochschulen für den Know-how-Transfer. ZENDAS leistet auch Unterstützung für Studien-, Abschluss- oder Doktorarbeiten beispielsweise durch das Hosting von Online-Erhebungen und fungiert auch als Datentreuhänder, etwa bei sozialwissenschaftlichen Umfragen oder medizinischen und psychologischen Projekten.

Kompetenz anerkannt, bundesweit nachgefragt
Den Großteil der Kosten für die insgesamt 6,5 ständigen Mitarbeiter, für Räume, Ausstattung und Fortbildung tragen die neun Landesuniversitäten. Ein Lenkungsausschuss sorgt für den reibungslosen Arbeitsablauf. Eines ihrer Ziele haben die ZENDAS-Fachleute längst erreicht: Sie arbeiten auf Augenhöhe mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz: Peter Zimmermann unterstreicht, „dass die Universitäten mit der Gründung von ZENDAS einen unmittelbaren kompetenten Ansprechpartner gefunden haben“ und hebt hervor, „dass ZENDAS mit dem Universitätsalltag viel besser vertraut ist, als dies eine zentrale Stelle wie die des Landesbeauftragten für den Datenschutz sein könnte, der landesweit noch über 8 000 öffentliche Einrichtungen zu beraten und zu kontrollieren hat.“ Und das Know-how dieses erfolgreichen Modells interuniversitärer Zusammenarbeit ist inzwischen nicht nur in Baden-Württemberg, sondern bundesweit nachgefragt. Über 40 Hochschulen in fünf Bundesländern zählen zu den „Kunden“. Die Kompetenz hat sich herumgesprochen: Inzwischen müssen die Stuttgarter Fachleute Anfragen aus anderen Bundesländern gelegentlich ablehnen.

Weitere Informationen bei Heinrich Schullerer
ZENDAS - Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten, Breitscheidstr. 2, 70174 Stuttgart, Tel. 0711/685-83690,
Fax 0711/685-83688, e-mail: schullerer@zendas.de, www.zendas.de

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