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Kommunikationsleitfaden für dienstliche Social Media-Aktivitäten an der Universität Stuttgart

Unter dem Begriff soziale Medien (Social Media) werden digitale Medien und Technologien verstanden, deren Nutzer sich untereinander austauschen und mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft erstellen. Im Zentrum steht also der unmittelbare Dialog. Zu dieser Kategorie zählen unter anderem Blogs, Wikipedia oder YouTube sowie soziale Netzwerke wie Facebook und Xing, aber auch Microblogs wie Twitter.

Aufgrund deren wachsender Beliebtheit unter allen Internetnutzern gewannen die sozialen Medien auch für die Universität Stuttgart an Bedeutung. Derzeit repräsentiert die Abteilung Hochschulkommunikation auf vier Social Media-Kanälen die gesamte Universität:

Facebook: www.facebook.com/Universitaet.Stuttgart

Twitter: http://twitter.com/Uni_Stuttgart

Google Plus: https://plus.google.com/116762957630417717643/posts

YouTube: http://www.youtube.com/user/UniStuttgartTV

Mit diesen Angeboten möchte die Abteilung Hochschulkommunikation neue Empfänger kontaktieren, das Gespräch suchen und in Echtzeit mit den Dialoggruppen – Studierende, Studieninteressierte, Alumni, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Medienöffentlichkeit – kommunizieren.

Auch Institute oder andere Einrichtungen der Universität Stuttgart sind bereits auf verschiedenen Plattformen aktiv und tragen dazu bei, die Universität in der Öffentlichkeit zu repräsentieren und den multimedialen Austausch erfolgreich zu betreiben. In welchem Rahmen dieses Engagement besonders sinnvoll ist, soll in diesem Kommunikationsleitfaden aufgezeigt werden. Er dient als Anleitung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Stuttgart zur dienstlichen Nutzung von Social Media-Kanälen und möchte auf die Möglichkeiten und Risiken aufmerksam machen. Von einer dienstlichen Nutzung ist auszugehen, wenn Sie sich erkennbar als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität aktiv im Netz beteiligen – unabhängig davon, ob dies von Ihrem Arbeitsplatz oder einem beliebigen Rechner oder mobilen Endgerät aus geschieht. Dieser Kommunikationsleitfaden wurde vom Rektorat der Universität Stuttgart beschlossen.

Sofern es sich nicht um gesetzliche oder universitäre Vorgaben handelt, sind die nachfolgenden Punkte als Empfehlungen zu verstehen, keinesfalls als Vorschriften.


1. Unterstützung durch die Abteilung Hochschulkommunikation
Die Abteilung Hochschulkommunikation unterstützt alle Einrichtungen und Organisationseinheiten der Universität Stuttgart bei ihrem Engagement in den sozialen Medien im Rahmen ihrer Möglichkeiten. Setzen Sie sich bitte mit der Abteilung Hochschulkommunikation in Verbindung, wenn Sie bei diesem Thema Beratung benötigen oder Unsicherheiten bei Ihnen auftauchen (E-Mail). Teilen Sie die Aktivitäten Ihrer Einrichtung der Abteilung Hochschulkommunikation mit, um sich mit den zentralen Social Media-Angeboten der Universität Stuttgart vernetzen zu können. Falls Sie im Web auf positive oder negative Beiträge stoßen, die die Universität Stuttgart oder deren Einrichtungen betreffen, informieren Sie bitte ebenfalls die Abteilung Hochschulkommunikation.

2. Außendarstellung der Universität Stuttgart
Wenn Sie sich als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter mit Ihrem Wissen aktiv an der Außendarstellung der Universität Stuttgart beteiligen möchten, dann kann dies sowohl in den zentralen Auftritten der Universität Stuttgart (s.o.) oder im Auftritt Ihrer Einrichtung in den jeweiligen Social Media-Kanälen geschehen. Grundsätzlich gilt dabei, dass die offizielle Außendarstellung und Kommunikation der Universität Stuttgart durch das Rektorat, die Abteilung Hochschulkommunikation und durch entsprechend dem dienstlichen Auftrag autorisierte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter erfolgt. Bauen Sie bitte nur mit Zustimmung Ihrer bzw. Ihres Vorgesetzten Social Media-Aktivitäten auf, die in Ihren dienstlichen Zuständigkeitsbereich fallen. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine Information veröffentlichen dürfen, halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrer oder Ihrem Vorgesetzten oder sprechen Sie die Abteilung Hochschulkommunikation an.

Bitte beachten Sie beim Erstellen von Inhalten, dass es sich dabei nicht um exklusive Inhalte handelt, die ausschließlich den Nutzern eines Social Media-Dienstes zur Verfügung stehen. Hintergrund ist, dass viele Social Media-Dienste zumindest im Verdacht stehen, deutschen Datenschutzvorschriften nicht zu genügen und daher niemand gezwungen werden darf, sich an einem Social Media-Dienst anmelden zu müssen, um Inhalte der Universität Stuttgart zu erhalten. Achten Sie daher bitte darauf, dass derselbe Inhalt auch anderweitig (z.B. über die Webseite) verfügbar ist. Nutzen Sie Social Media-Dienste, um die Zielgruppe dort abzuholen, wo sie sich aufhält, und leiten Sie diese auf eigene Angebote und Inhalte der Universität Stuttgart um.

3. Eigenverantwortung
Grundsätzlich sind Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Stuttgart für jede Ihrer Äußerungen selbst verantwortlich. Bitte gehen Sie in Ihrem eigenen Interesse und im Interesse Ihres Arbeitgebers bewusst mit dieser Verantwortung um.

Wenn Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter Social Media-Dienste nutzen, um sich im Rahmen Ihrer dienstlichen Tätigkeiten zu informieren und um sich aktiv in Diskussionen einzubringen, bitten wir Sie, die Themen der Universität Stuttgart sowie deren Partner und Kunden mit der nötigen Sensibilität und Loyalität gegenüber Ihrem Arbeitgeber und Ihren Kolleginnen und Kollegen zu behandeln. Beachten Sie dabei, dass eine Nutzung der Social Media-Kanäle zu privaten Zwecken im Dienst nicht gestattet ist.

Wenn Sie Social Media-Kanäle im Rahmen Ihrer Tätigkeit nutzen, machen Sie sich vorher bewusst, dass Sie als Mitglied der Universität Stuttgart handeln und dass alles, was Sie veröffentlichen, einen positiven wie negativen Einfluss auf die öffentliche Wahrnehmung der Universität, Ihrer Fakultät, Ihres Instituts oder Ihrer Einrichtung haben kann. Bewusste Rufschädigungen der Universität Stuttgart, Drohungen, Beleidigungen, unwahre Tatsachenbehauptungen oder den Betriebsfrieden ernsthaft gefährdende Äußerungen sind zu unterlassen und können auch dienstrechtliche Konsequenzen haben. Einmal eingestellte Inhalte sind im Internet meist sehr lange verfügbar, sie sind einem großen Personenkreis zugänglich, leicht zu kopieren, sehr einfach mit anderen Daten zu verknüpfen und nur schwer wieder gänzlich zu löschen. Wägen Sie daher vor der Veröffentlichung von Beiträgen sorgfältig deren Inhalt ab.

4. Transparenz
Zur offenen Kommunikation zählt, dass Sie Ihren Hintergrund kenntlich machen. Wenn Sie im Rahmen Ihrer dienstlichen Tätigkeit im Netz aktiv sind, dann geben Sie sich auch entsprechen zu erkennen, d.h. nennen Sie Ihren richtigen Namen und die Zugehörigkeit zu Ihrer Universitätseinrichtung. Private Meinungen wie beispielsweise politische Äußerungen sollten Sie nicht als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Stuttgart kundgeben. Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, machen Sie deutlich, welche Teile Ihrer Äußerungen auf Fakten beruhen und welche eher eine Meinung sind.

5. Qualität
Ihr Ziel bei allen dienstlichen Aktivitäten in sozialen Netzwerken sollte der langfristige, kontinuierliche Aufbau von Kanälen und Beziehungen zu den Zielgruppen Ihrer Einrichtung sein. Prüfen Sie vorher mit Ihrer bzw. Ihrem Vorgesetzten, ob dafür ausreichend Kapazitäten in Ihrer Einrichtung zur Verfügung stehen.

Beantworten Sie Fragen möglichst zeitnah, regen Sie Diskussionen an und liefern Sie zielgruppenrelevante Inhalte. Achten Sie auf die Richtigkeit Ihrer Beiträge, fragen Sie im Zweifelsfall bei Kolleginnen und Kollegen und/oder Ihrer bzw. Ihrem Vorgesetzten nach.

Halten Sie sich in Ihren Beiträgen an die allgenmeinen Regeln des Anstands und gehen Sie mit den an der Diskussion beteiligten Personen auch dann respektvoll und höflich um, wenn diese den nötigen Respekt und angemessene Umgangsformen vermissen lassen. Befördern oder unterstützen Sie keinesfalls die Eskalation von persönlichen oder anderen Auseinandersetzungen über Social Media-Plattformen.

6. Gesetzliche Vorgaben
Beachten Sie bei der Nutzung von Social Media geltende gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise die des Datenschutz-, Urheber- Marken- und Persönlichkeitsrechts. Personenbezogene Daten dürfen in sozialen Netzwerken nur veröffentlicht werden, wenn eine Rechtsgrundlage die Veröffentlichung gestattet oder die Betroffenen wirksam eingewilligt haben, dass die Daten auf der Plattform publiziert werden. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten muss zur Erfüllung universitärer Aufgaben erforderlich sein. Bitte wenden Sie sich im Zweifel vor der Veröffentlichung an den Datenschutzbeauftragten der Universität Stuttgart (E-Mail).

Das Einstellen von beleidigenden, verleumderischen oder anderweitig rechtswidrigen Inhalten ist auch in den sozialen Medien nicht zulässig. Stellen Sie bei der Veröffentlichung von Fotos oder Videos sicher, dass die darauf abgebildeten und eindeutig erkennbaren Personen einverstanden sind, sofern die Veröffentlichung nicht ausnahmsweise ohne Einwilligung des Abgebildeten zulässig ist, wie z.B. unter bestimmten Voraussetzungen Fotos einer öffentlichen Veranstaltung. Stammen Fotos, Videos, Texte oder andere Beiträge nicht von Ihnen, müssen Sie zudem sicherstellen, dass und ggf. unter welchen Voraussetzungen der Urheber mit der Veröffentlichung einverstanden ist.

Versenden Sie auch in sozialen Netzwerken ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten keine Nachrichten mit werblichem Inhalt. Unterlassen Sie sowohl eine offene als auch eine verdeckt durchgeführte Werbung (Schleichwerbung) für fremde Produkte und/oder Dienstleistungen. Über die Richtlinien von sozialen Plattformen, in denen Sie aktiv sind, sollten Sie sich informieren und diese einhalten.

7. Verschwiegenheitspflicht
Denken Sie daran, dass Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Vertrauliche Informationen der Universität Stuttgart sowie ihrer Partner und Kunden dürfen auch über Social Media-Plattformen nicht offenbart werden. Achten Sie daher auch und insbesondere bei der Nutzung von Social Media auf die Wahrung von Dienst-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der Universität Stuttgart sowie ihrer Partner und Kunden. Darüber hinaus dürfen Sie personenbezogene Daten generell nicht unbefugt verarbeiten, also auch nicht unbefugt in Social Media-Plattformen veröffentlichen (Datengeheimnis). Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine bestimmte Information veröffentlichen dürfen, fragen Sie Ihre bzw. Ihren Vorgesetzten oder die Abteilung Hochschulkommunikation. Im Zweifelsfall verzichten Sie auf die Veröffentlichung.

8. Impressumspflicht, Datenschutzhinweise
Im Rahmen der Verantwortung für Inhalte muss auch die Universität Stuttgart für ihre Auftritte auf Social Media-Plattformen ein vollständiges Impressum bereithalten. Dabei ist nach derzeitiger Tendenz in der Rechtsprechung eine Verlinkung auf das Impressum der Universität Stuttgart ausreichend, wenn es mit maximal zwei Klicks erreichbar ist. Klären Sie das Impressum des Auftritts Ihrer Einrichtung bitte mit der Abteilung Hochschulkommunikation ab. Von der Verwendung von Social Plugins rät die Abteilung Hochschulkommunikation aus datenschutzrechtlichen Gründen ab, weil das bloße Einbinden – beispielsweise eines Facebook Like Buttons – bewirkt, dass personenbezogene Daten über die Website-Besucher an Facebook übertragen werden. Das Einbinden von Social Plugins ist allenfalls in der so genannten 2-Klick-Lösung zulässig, bei der das Plugin erst bei einem Klick auf ein lokal bei der Universität Stuttgart gespeichertes Icon geladen wird.

Weisen Sie die Nutzerinnen und Nutzer darauf hin, dass die über ein soziales Netzwerk geführte Kommunikation unsicher ist und Dritte Zugriff auf den Kommunikationsinhalt und die näheren Umstände der Kommunikation haben können. Stellen Sie mindestens einen weiteren, sicheren Kommunikationsweg zur Verfügung (z.B. verschlüsselte E-Mail) und weisen Sie auf der Social Media-Plattform auf diese Alternative hin.

Sofern Sie mithilfe der Social Media-Plattform personenbezogene Daten verarbeiten (beispielsweise ein Kontaktformular zur Verfügung stellen), kann es notwendig sein, auf der Plattform weitere Datenschutzhinweise anzubringen. Bitte wenden Sie sich in solchen Fällen an den Datenschutzbeauftragten der Universität Stuttgart.

Kontakt
Per E-Mail zu allgemeinen Fragen des Einsatzes von Social Media.
Per E-Mail zu datenschutzrechtlichen Fragen.


Stand: April 2014
Der Rektor