Verlauf des Projekts
Das Projekt CUS wurde Anfang 2010 vom Rektorat ins Leben gerufen und gliedert sich in drei Teile: die Vorbereitung (Teil 0), die Entwicklung eines Organisationskonzepts inklusive der IT-Auswahl (Teil 1) und die Implementierung der Software, Migration der Daten und Inbetriebnahme (Teil 2).
Abb.1: Teile des Projekts CUS
Vorbereitung
Auf Grundlage der vom Rektorat formulierten Ziele des Projekts wurde im zweiten Quartal 2010 das Projekt CUS mit der Festlegung von Projektumfang, Projektstruktur und einem ersten Zeitraster zum Projektablauf initiiert. Essentiell für den vorgesehenen Projektablauf ist das gemeinsame Verständnis, dass dieses Vorhaben nicht als reines IT-Projekt, sondern als ein umfassendes Organisationsprojekt einzustufen ist.
Infolgedessen wurde der weitere Ablauf wie in der obenstehenden Grafik dargestellt zweigeteilt. Zunächst aber wurde mit einer ersten „Generischen Schwachstellenanalyse“ eine Übersicht über Probleme und Defizite der aktuellen Abläufe und Verfahren sowie der potentiellen Anforderungen an das Campus Management der Universität Stuttgart erstellt. Die hierbei gewonnenen Erkenntnisse sind dann in die Ausschreibung und Vergabe von Beratungsleistungen eingeflossen.
Organisationskonzept & IT-Auswahl (Teil 1)
Am 01.02.2011 wurde Teil 1 des Projekts CUS gestartet.
Analyse:
In der Analyse wurden die IST-Prozesse des studentischen Lebenszyklus aufgenommen, beschrieben und mittels Flowcharts abgebildet. Hierzu wurden 42 Interviews mit über 100 Gesprächspartnern geführt. Erarbeitet wurden rund 90 Prozessabbildungen, die in 14 Prozessdomänen zusammengefasst sind. Im Zuge dieser Aufnahme wurden insbesondere auch die Schwachstellen und zusätzlichen Anforderungen fest gehalten.
Konzept:
Mit diesen Erkenntnissen wurden dann in 14 vor- und nachbereitungsintensiven Workshops mit Vertretern aus den Fakultäten, Dezernaten, Stabsstellen und weiteren Einrichtungen Veränderungs- und Verbesserungsmöglichkeiten untersucht und diskutiert. Dokumentiert wurden die Ergebnisse in einem Rollenkonzept mit den Beschreibungen der verschiedenen akademischen und administrativen Rollen im Campus Management sowie in einem SOLL-Prozesshandbuch, bestehend aus Prozesssteckbriefen und Prozessablaufdiagrammen der zukünftigen Abläufe im Campus Management.
Auswahl:
Die Auswahl der Software erfolgte in einem wettbewerblichen Dialog mit Teilnahmewettbewerb. Mit den qualifizierten Bietern wurden in mehreren intensiven Gesprächsrunden die Umsetzungsmöglichkeiten diskutiert sowie ausgewählte Anwendungsfälle auf Testsystemen demonstriert. Ferner wurden bei Site Visits Erfahrungen anderer Universitäten eingeholt. Die eingehende Prüfung und Bewertung aller Angebote ergab, dass das System CAMPUSonline und das Team der TU Graz am Besten geeignet sind, die Anforderungen der Universität Stuttgart an ihr zukünftiges Campus Management System zu erfüllen.
Umsetzung & Migration (Teil 2)
Teil 2 hat am 17.04.2012 mit der Unterzeichnung des Kooperationsvertrages zwischen der Technischen Universität Graz und der Universität Stuttgart begonnen. Hier gilt es zunächst, das erarbeitete Organisationskonzept mit der ausgewählten Softwarelösung CAMPUSonline abzugleichen, die Implementierung und lokale Parametrisierung der Software durchzuführen und die Migration der Bestandsdaten aus den Altsystemen vorzubereiten.
In der Projektplanung zeichnet sich aktuell in etwa der folgende Zeitplan ab:
- Verfügbarkeit erster Pilotsysteme an der Uni Stuttgart im August 2012,
- Implementierung der Basisressourcen bis Ende März 2013,
- Abschluss der sukzessiven Inbetriebnahme der einzelnen CAMPUSonline Module bis zum Beginn des Wintersemesters 2014/15.